Numa migração de sistema, os cadastros, os pedidos e o financeiro quase sempre chegam ao sistema novo. O que se perde é o que ninguém listou: uma regra que o sistema antigo aplicava sozinho, um aviso que saía por e-mail, um relatório que alguém abria toda segunda. Este artigo mostra o que levantar, limpar e testar antes da virada para que nada disso suma sem você perceber.
O que se perde numa migração de sistema quase nunca é o dado
Dado copiado é fácil de conferir: basta contar as linhas nos dois lados. O que some é comportamento. O desconto que o sistema aplicava para certos clientes sem ninguém pedir. A permissão que impedia o vendedor de ver o custo do produto. O alerta que avisava o estoque quando um item baixava do mínimo.
Ninguém pede essas coisas ao sistema novo porque ninguém lembra que o antigo fazia. Duas semanas depois da virada, a primeira fatura sai sem o desconto combinado com um cliente antigo. O cadastro está lá. A regra ficou para trás.
Comece por um inventário do que o sistema atual faz
Antes de copiar qualquer arquivo, liste o que o sistema atual faz, em quatro grupos: dados (cadastros, histórico, anexos), regras automáticas (cálculos, aprovações, bloqueios), ligações com outros sistemas (loja, banco, nota fiscal) e saídas (relatórios, e-mails, documentos).
Para preencher a lista, pergunte às pessoas, não ao sistema. Cada área responde a uma pergunta simples: o que você abre todo dia, toda semana e todo fim de mês? Quem usa o sistema conhece funções que nenhum manual registra.
Cada item da lista recebe um destino: migra como está, é refeito de outro jeito no sistema novo, ou é abandonado de propósito. Abandonar é uma decisão válida. Deixar de fora sem decidir é o que vira problema depois.
Limpe antes de migrar, não depois
Migrar cadastro bagunçado é pagar duas vezes: uma para levar a bagunça, outra para arrumá-la dentro do sistema novo, onde ela já contaminou relatórios e integrações. Um exemplo comum é o mesmo cliente cadastrado três vezes, com o CNPJ digitado de três jeitos diferentes. Depois da migração, o histórico dele fica dividido em três pedaços.
Antes da cópia, resolva as duplicidades, encerre os cadastros parados há anos e apague os registros sem vínculo com nada. E defina quanto histórico entra no sistema novo: tudo, ou só o que está ativo, com o restante guardado em um arquivo consultável.
Essa é uma decisão de negócio, não técnica. Pergunte ao financeiro e ao contador por quanto tempo vocês precisam consultar cada tipo de registro, e migre o que essas respostas exigirem.
Como fazer a migração de sistema sem parar o negócio
Primeiro, um ensaio. Migre uma cópia dos dados para o sistema novo e peça para quem usa conferir casos que conhece de cabeça: um cliente antigo, um pedido complicado, um fechamento de mês passado. Conferência por amostra feita por quem conhece o caso encontra erro que a contagem de linhas não encontra.
Depois, um período em paralelo. Os dois sistemas rodam juntos até fechar um ciclo completo do negócio (um fechamento de mês, por exemplo) e os números baterem. Dá trabalho em dobro por algum tempo. É o preço de descobrir o erro antes de o cliente descobrir por você.
Na virada, escolha um dia de pouco movimento e deixe o sistema antigo intacto, só para consulta, por um tempo. Se algo essencial faltar no sistema novo, existe caminho de volta e nada é perdido.
Antes de marcar a data da virada
Antes de fixar a data, responda cinco perguntas. Toda regra automática do sistema antigo tem um destino definido? Toda ligação com outro sistema foi testada com dado real? Alguém de cada área conferiu casos que conhece? Os números do sistema novo bateram com os do antigo em um fechamento completo? Existe caminho de volta se algo falhar na primeira semana?
Se alguma resposta for "não sei", ela é a próxima tarefa, não um detalhe para depois da virada.
A YM faz esse levantamento antes de qualquer migração: lista o que o sistema atual faz, o que precisa ir para o novo e o que pode ficar para trás. Fala com a gente pelo WhatsApp (+55 92 8129-8199) ou pelo e-mail contato@ygormendanha.com.